Inhaltsverzeichnis:
§ 1 Geltungsbereich
§ 2 Gesamtverantwortung
§ 3 Steuerfunktion
§ 4 Aufgaben der Fachbereichsleitung der Fachdienstleitung
§ 5 Buchhaltung
§ 6 Begleitung steuerlicher Außenprüfungen
§ 7 Pflichten der Fachdienste zum Bereich Betrieb gewerblicher Art
§ 8 Pflichten der Dachdienste zum Bereich Umsatzsteuer
§ 9 Einkauf von Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland (Innergemeinschaftlicher Erwerb / Reserve-Charge-Verfahren)
§ 10 Einkauf von Waren außerhalb der EU (Drittland)
§ 11 Besondere sonstige Leistungen mit einem Auslandsbezug
§ 12 Einkäufe bei Online-Marktplätzen
§ 13 Erstellen von Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer
§ 14 Zeitliche Erfassung von umsatzsteuerbaren Geschäftsvorfällen
§ 15 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen
§ 16 Kontrollen und Überprüfungen
§ 17 Einhaltungsverpflichtung
§ 18 Inkrafttreten
Dienstanweisung Steuern des Landkreises Lüneburg
§ 1
Geltungsbereich Diese Dienstanweisung gilt für alle Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg.
Der Landrat als gesetzlicher Vertreter des Landkreises Lüneburg im Sinne des § 34 der Abgabenordnung (AO) trägt die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Landkreises Lüneburg.
(1) Die Steuerfunktion, d. h. die Bearbeitung aller steuerlichen Angelegenheiten, ist eine verwaltungsweite Aufgabe, die von einer hohen Komplexität und der kontinuierlichen Fortentwicklung des Steuerrechts geprägt ist. Sie wird erfüllt durch das Zusammenwirken mehrerer Organisationseinheiten. Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement ist der zentrale Ansprechpartner für die steuerlichen Angelegenheiten. Ausnahmen ergeben sich aus den weiteren Regelungen der Dienstanweisung.
(2) Die Einhaltung der steuerlichen Pflichten bedeutet eine vollständige, wahrheitsgemäße und termingerechte Steuerdeklaration sowie -zahlung. Damit geht auch das Erfordernis einher, bestehende organisatorische und technische Prozesse und Ressourcen den steuerlichen Vorschriften regelmäßig anpassen zu müssen.
(3) Dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement obliegt die Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Landkreises Lüneburg im Sinne der Absätze 1 und 2. In diesem Zusammenhang obliegen dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement folgende zentrale Aufgaben:
· Fristgerechtes Erstellen und Übermitteln der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung auf elektronischen Weg an das Finanzamt
· Sicherstellen der Zahlung der Steuerzahllast sowie die Überwachung des Zahlungseingangs der Steuererstattung
· Fristgerechtes Erstellen und Übermitteln der Körperschaft-, Gewerbesteuererklärungen auf elektronischen Weg an das Finanzamt
· Regelmäßige Kontrollen insbesondere der Umsatzsteuervoranmeldungen, der Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen
· Anmeldung und Abführung der Bauabzugsteuer
· Berichtigungserklärungen gem. § 153 AO
· Inhaltliche Überprüfung von Steuerbescheiden
· Erstellen von Einsprüchen
· Überwachung von steuerlichen Fristen
· Entgegennahme, steuerrechtliche Würdigung und Dokumentation von relevanten Sachverhalten
· Laufende Beobachtung der Rechtsprechung / rechtlichen Entwicklung der Steuerthematik
· Organisation von internen Workshops und Fortbildungen zu steuerlichen Themen
· Koordination der steuerlichen Vorgaben bei der technischen Umsetzung in der Finanzsoftware (Infoma newsystem inkl. Faktura App)
· Betreuung des zentralen Amazon Business Accounts des Landkreises Lüneburg
· Erstellung und Fortführung der Risiko-Kontroll-Matrix
· Begleitung von Außenprüfungen der Steuerverwaltung
· Erstellung von Auskunftsersuchen bei der Steuerverwaltung
· Fachliche Anleitung und Schulung der betroffenen Fachdienste
· Fachliche und strategische Beratung der Fachdienste sowie der Verwaltungsleitung
· Kontinuierliche Weiterentwicklung des Tax Compliance Management System (TCMS)
(4) Die Bewertung, ob ein Geschäftsvorfall einen in Bezug auf die Umsatz-, Körperschafts- und Gewerbesteuer steuerliche Relevanz hat und wie mit diesem umgegangen wird, entscheidet abschließend die Fachdienstleitung Finanz- und Beteiligungsmanagement.
(5) Die Bearbeitung folgender Steuerarten erfolgt dezentral durch die jeweiligen Fachdienste:· Lohnsteuer- (Fachdienst Personalservice)
· Grund- und Grunderwerbsteuer (Fachdienst Gebäudewirtschaft)
(6) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement darf verbindliche Vorgaben zur buchungstechnischen Umsetzung in der Finanzsoftware Infoma newsystem geben. Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement hat dabei die Zuordnungsvorschriften des Landesamtes für Statistik Niedersachsen zu berücksichtigen. § 4
Aufgaben der Fachbereichsleitung und der Fachdienstleitung (1) Die Fachbereichsleitungen sind im Rahmen ihrer Führungsverantwortung für die Einhaltung der steuerlichen Sachverhalte in ihrem Fachbereich verantwortlich. Die Fachdienstleitungen sind im Rahmen ihrer Führungsverantwortung für die Einhaltung der steuerlichen Sachverhalte in ihrem Fachdienst verantwortlich (Steuerverantwortliche).
(2) Die Fachbereichsleitungen und ihre Stellvertretungen sowie die Fachdienstleitungen und ihre Stellvertretungen haben sich mit der Dienstanweisung Steuern vertraut zu machen.
(3) Die Fachdienstleitungen sind die steuerlichen Ansprechpartner für den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement. Für die praktische Umsetzung können die Fachdienstleitungen eine Person aus ihrem Fachdienst als steuerlichen Ansprechpartner benennen. Diese Person gilt als weiterer steuerlicher Ansprechpartner. Die Verantwortung als steuerlicher Ansprechpartner obliegt trotzdem weiterhin bei der Fachdienstleitung.
(4) Die steuerlichen Ansprechpartner dienen als Multiplikatoren für das steuerliche Wissen. Es soll damit u. a. sichergestellt werden, dass die Fachdienste ein fundiertes Basiswissen im Steuerrecht vorhalten. Änderungen im Steuerrecht können dann zielgerichtet durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement an die betroffenen Fachdienste kommuniziert werden.
(5) Den steuerlichen Ansprechpartnern wird eine Teilnahme an internen Fortbildungen oder Workshops ermöglicht, die regelmäßig vom Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement organisiert werden.
(1) Die Erfassung von Rechnungen in der Finanzsoftware erfolgt im Rahmen des digitalen Rechnungsworkflows durch den jeweiligen Fachdienst.
(2) Bis zur Einführung des digitalen Rechnungsworkflows im jeweiligen Fachdienst sind umsatzsteuerbare Vorgänge durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement in der Finanzsoftware zu erfassen. Die entsprechenden Rechnungen und Belege sind dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement von den dezentralen Organisationseinheiten zuzuleiten. Einzelheiten ergeben sich aus der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung und die Kreiskasse des Landkreises Lüneburg.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement prüft die Umsatzsteuer relevanten Eingangsrechnungen auf die formelle Ordnungsmäßigkeit gem. § 14 UStG.
(4) Weist die vorgelegte Rechnung Mängel auf, ist der verursachende Fachdienst unter Angabe des Mangels darüber zu informieren. Der verursachende Fachdienst hat eine ordnungsgemäße Rechnung vom Verkäufer oder Dienstleister einzuholen.
§ 6
Begleitung steuerlicher Außenprüfungen (1) Außenprüfungen der Steuerverwaltungen sind durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu begleiten.
(2) Lohnsteuer-Nachschauen und Lohnsteueraußenprüfungen sind eigenverantwortlich vom Fachdienst Personalservice zu begleiten. Bei anstehenden Besprechungsterminen im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu informieren. Letzterer wird über seine Teilnahme an der Besprechung entscheiden. Der abschließende Prüfungsbericht ist bei Erhalt in Kopie an den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement und an das Rechnungsprüfungsamt zu senden.
(3) Im Rahmen der steuerlichen Außenprüfungen der Finanzverwaltung treffen den Landkreis Lüneburg erhöhte Mitwirkungspflichten nach § 200 AO. So müssen bspw. Auskünfte erteilt, Aufzeichnungen, Bücher und sonstige zur steuerlichen Sachverhaltsermittlung dienenden Unterlagen zur Ansicht vorgelegt und dem Prüfer oder Prüferin Zutritt zu den Betriebs- und Geschäftsräumen gewährt werden. Für die Beantwortung der Prüfungsanfragen der Finanzverwaltung kann eine wahrheitsgemäße Auskunft häufig nur durch eine Vielzahl von Informationen aus unterschiedlichen Fachdiensten erteilt werden. Auf Nachfrage des Fachdienstes Finanz- und Beteiligungsmanagement sind die geforderten Unterlagen vom jeweiligen Fachdienst zu übermitteln, damit die Prüfungsanfragen zeitnah beantwortet werden kann.
(4) Bei einer steuerlichen Außenprüfung ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement durch den Fachdienst Informations- und Kommunikation zu unterstützen, um die elektronischen Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde an diese zu übertragen gem. § 147 (6) AO.
(5) Die Prüfungsberichte der Steuerverwaltung sind der Fachdienstleitung Finanz- und Beteiligungsmanagement, der Fachbereichsleitung Mobilität und Finanzen, dem Rechnungsprüfungsamt und dem Landrat zur Kenntnis zu geben.
§ 7
Pflichten der Fachdienste zum Bereich Betrieb gewerblicher Art (1) Als BgA (§ 4 KStG) gelten grundsätzlich alle Einrichtungen des Landkreises Lüneburg, die aus einer nicht hoheitlichen Tätigkeit nachhaltig Einnahmen erzielen und äußere Merkmale eines Gewerbebetriebs aufweisen. Gewinnerzielungsabsicht und die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr sind allerdings nicht zwingende Voraussetzungen für die Annahme eines BgA (§ 4 Abs. 1 Satz 2, § 8 Abs. 1 Satz 2 KStG). Die Verpachtung eines BgA begründet ebenfalls einen BgA (§ 4 Abs. 4 KStG). Einnahmen aus der Vermögensverwaltung oder der Land- und Forstwirtschaft begründen hingegen keinen BgA. Mit den Gewinnen des einzelnen BgA unterliegt der Landkreis Lüneburg der Körperschaftsteuer und bei nachhaltiger Gewinnerzielungsabsicht auch der Gewerbesteuer.
(2) Die Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg, die neue wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, haben vor der Tätigkeitsausübung den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu unterrichten. Ob ein neuer BgA vorliegt, entscheidet der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement auf Basis der bereitgestellten Informationen.
§ 8
Pflichten der Fachdienste zum Bereich Umsatzsteuer (1) Folgende Sachverhalte sind dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement mitzuteilen:
• Einnahmesachverhalte, die auf einer privatrechtlichen Vereinbarung basieren (z. B. Personalgestellungsvertrag, Mietverträge und Sponsoring) oder bei denen die Vertragsgrundlage (privatrechtlich oder öffentlich-rechtlich) unklar ist
• Einnahmesachverhalte, die auf einer öffentlichen rechtlichen Grundlage basieren (z. B. Zweckvereinbarungen mit anderen Kommunen). Ausgenommen sind Leistungen, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nur von jPöR erbracht werden dürfen
• Leistungen des Landkreises, die im Tausch gegen eine Leistung eines Dritten erfolgen
• Zahlungen an ausländische Unternehmer, für in Anspruch genommene Leistungen / Waren, weil hier eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft begründet sein kann (siehe § 9)
• Investitionsvorhaben, aus denen der Landkreis Lüneburg anschließend Einnahmen erzielt (z. B. Bauinvestitionen, die zu Mieteinnahmen führen), soweit es nicht Leistungen und daraus entstehende Einnahmen sind, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nur von jPöR erbracht werden dürfen.
• Installation von Photovoltaik-Anlagen (eigene wie auch von fremden Dritten)
• Erhaltene Zuschüsse, ausgenommen sind Förderung durch Europäische-, Bundes- oder Landesprogramme sowie Investitions- und Förderbanken
(2) Die Mitteilung der Sachverhalte nach Abs. 1 hat vor Abschluss damit im Zusammenhang stehender Vereinbarungen und Verträge zu erfolgen. Sollte eine Mitteilung im Vorwege nicht möglich sein, so ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement umgehend nach Abschluss der Vereinbarungen und Verträge zu informieren.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement prüft die ihm mitgeteilten Sachverhalte auf etwaige steuerliche Auswirkungen.
(4) Die Fachdienstleitung und die steuerlichen Ansprechpartner erhalten vom Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement eine Rückmeldung zu etwaigen steuerlichen Auswirkungen und ggf. Änderungsempfehlungen.
(5) Werden Vereinbarungen oder Verträge abgeschlossen, ohne den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement einzubeziehen, bleibt das steuerrechtliche Risiko bei der Fachdienstleitung.
§ 9
Einkauf von Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland (Innergemeinschaftlicher Erwerb / Reverse-Charge-Verfahren) (1) Beabsichtigt ein Fachdienst, eine Ware oder eine Dienstleistung im EU-Ausland zu kaufen, ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu informieren. Bei Käufen aus dem EU-Ausland ist es grundsätzlich üblich, dass der Käufer eine Netto-Rechnung vom Leistenden erhält. Auf dieser Rechnung ist keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen und sie enthält in der Regel den Hinweis „Reverse-Charge“. In diesem Fall muss die deutsche Umsatzsteuer vom Landkreis Lüneburg an das Finanzamt abgeführt werden. Es ist zwingend erforderlich, dass bei diesen Käufen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Landkreises Lüneburg angegeben wird. Es ist nicht relevant, ob dieser Kauf für den hoheitlichen oder den unternehmerischen Bereich ist (vgl. 3a.2. Abs. 14 S. 4 ff. UStAE).
(2) Dem Landkreis Lüneburg wurde eine USt-IdNr. zugeteilt. Die Herausgabe der USt-IdNr. erfolgt nach vorheriger Abstimmung mit dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement.
§ 10
Einkauf von Waren außerhalb der EU (Drittland) Beabsichtigt ein Fachdienst eine Ware aus dem Drittland zu kaufen, ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu informieren. Bei der Einführung von Waren aus einem Drittland nach Deutschland unterliegt diese der Einfuhrumsatzsteuer. Die steuerliche Abwicklung übernimmt der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement.
§ 11
Besondere sonstige Leistungen mit einem Auslandsbezug Für bestimmte Eingangsleistungen mit Auslandsbezug (z. B. künstlerische oder sportliche Darbietungen) muss der Landkreis Lüneburg zusätzlich noch einen Quellensteuerabzug vornehmen und an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) entrichten (§ 50a EStG). Die betroffenen Fachdienste melden die Vorgänge vor der kreditorischen Abwicklung an den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement. Die steuerliche Abwicklung übernimmt der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement.
§ 12
Einkäufe bei Online-Marktplätzen (1) Vor dem Einkauf auf einem Online-Marktplatz ist durch den bestellenden Fachdienst zu klären, ob die Ware aus dem Ausland geliefert wird. Erfolgt die Versendung der Ware aus dem EU-Ausland oder einem Drittland, greifen die §§ 8 bzw. 9.
(2) Der Landkreis Lüneburg hat ein zentrales Amazon Businesskonto eingerichtet. Wareneinkäufe über Amazon dürfen nur nach einer Freischaltung durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement getätigt werden. Bei Bedarf einer Zugriffsmöglichkeit auf das zentrale Amazon Businesskontos hat eine Meldung über die jeweilige Fachdienstleitung per E-Mail an den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu erfolgen. Die Nutzung dezentraler Amazon Businesskonten ist nicht zulässig.
§ 13
Erstellen von Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer Für die Erstellung von rechtskonformen Ausgangsrechnungen i. S. d. Umsatzsteuergesetzes ist grundsätzlich die Faktura App von der Axians Infoma GmbH zu nutzen. Ausgenommen sind Rechnungen, die bereits durch eine Fachanwendung erstellt werden und Verträge, welche die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllen.
§ 14
Zeitliche Erfassung von umsatzsteuerbaren Geschäftsvorfällen (1) Alle umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte sind unverzüglich durch den jeweiligen Fachdienst in der Finanzsoftware Infoma newsystem zu erfassen.
(2) Für alle umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte sind dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement die Monatsumsätze bis zum 15. des Folgemonats elektronisch oder schriftlich bereitzustellen. Es reicht die Erfassung und Freigabe über den elektronischen Rechnungsworkflow.
§ 15
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen (1) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement trägt die Verantwortung für die Erfüllung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten. Bereits aktuell gelten besondere Aufzeichnungspflichten für die Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg gem. §§ 37 und 38 KomHKVO i. V. m. der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung und die Kreiskasse des Landkreises Lüneburg.
(2) Die betroffenen Fachdienste haben die Aufbewahrungsfristen für ihre steuerlich relevanten Unterlagen zu beachten und sicherzustellen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind zu beachten.
(3) Der Fachdienst Informations- und Kommunikationtechnik hat sicherzustellen, dass die elektronischen Aufzeichnungen und Rechnungen (durch Infoma newsystem) entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gesichert werden. Vor einem Systemwechsel (aktuell Infoma newsystem), ist durch den Fachdienst Informations- und Kommunikation die weitere Verfügbarkeit der ursprünglichen Daten verlässlich zu testen. Insbesondere ist eine Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung der Daten über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.
§ 16
Kontrollen und Überprüfungen (1) Mit den beschriebenen Regelungen soll der ordnungsgemäßen Erledigung der Steuerpflichten nachgekommen werden. Eine absolute Sicherheit, wahrheitsgemäße Steuererklärungen zu fertigen, kann jedoch nicht erreicht werden. Zur Minimierung möglicher Verfehlungen sind durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement präventive Maßnahmen zu erstellen. Dazu gehören Fortbildungen, Workshops, Newsletter, Steuerhandbuch, Berechtigungskonzepte, klare Zuständigkeitsregelungen mit Vertretungsregelungen und eine Software zur Rechnungserstellung.
(2) Durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement sind regelmäßig detektivische (aufdeckende) Maßnahmen durchzuführen. Zu diesen Maßnahmen gehören z. B. die Verprobung der Umsatzsteuerjahreserklärung, Überprüfung der Debitoren auf ausländische Bankkonten und Adressen, Auswertungen der Umsatzsteuervoranmeldungen.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement stellt den Fachdiensten einmal jährlich eine Übersicht zu den steuerverstrickten Einnahmen zur Verfügung. Diese ist durch den jeweiligen Fachdienst im Hinblick auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen.
§ 17
Einhaltungsverpflichtung (1) Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben in ihrem Zuständigkeitsbereich die Beachtung der steuerlichen Pflichten stets zu wahren.
(2) Bei Verstößen gegen diese Dienstanweisung ist die Fachdienstleitung Finanz- und Beteiligungsmanagement zu informieren. Diese informiert bei Bedarf weitere Organisationseinheiten.
(3) Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben bei Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit umgehend den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement oder alternativ die Fachbereichsleitung Finanzen und Mobilität zu benachrichtigen. Das Rechnungsprüfungsamt ist über diesen Vorgang zu informieren.
Die Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Lüneburg, den 29.04.2025
(Siehe angehängte Datei: 2025-04-09 Dienstanweisung Steuern des Landkreises Lüneburg Kreisrecht.pdf)