Kreisrecht
Hauptthema

Andrea Riegel/LKLG/DE
03/12/2024 11:47 AM



Betreff:
Vereinbarung gemäß § 67 NPersVG über die Einführung und Anwendung eines elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS)

Kategorie:
Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Inhaltsverzeichnis:
§ 1 Regelungsgegenstand und Geltungsbereich
§ 2 Ziele und Grundsätze des DMS
§ 3 Einführung und Betrieb des landkreiseinheitlichen DMS
§ 4 Gestaltung der Arbeitsplätze
§ 5 Anwenderschulung und -betreuung, Partizipation
§ 6 Verhaltens- und Leistungskontrollen
§ 7 Datenschutz, Zugriffsrechte
§ 8 Protokollierung, Versionierung
§ 9 Rechte des Personalrates
§ 10 Salvatorische Klausel
§ 11 Inkrafttreten und Kündigung



Vereinbarung gemäß § 67 NPersVG
über die Einführung und Anwendung eines elektronischen Dokumentenmanagement-
und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS)

zwischen

dem Landkreis Lüneburg
- vertreten durch den Landrat -


und


dem Personalrat des Landkreises Lüneburg
- vertreten durch die Personalratsvorsitzende -


wird gemäß § 67 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) folgende Vereinbarung geschlossen:

§ 1
Regelungsgegenstand und Geltungsbereich
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Die Vereinbarung gilt für alle Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg, in denen ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS) eingesetzt wird.

(2) Beim Landkreis Lüneburg wird ein einheitliches, zentral betriebenes DMS eingeführt. Weitere DMS sind nur im Ausnahmefall zulässig und bedürfen der Genehmigung des Landrates.

(3) Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Anwenderinnen und Anwender des DMS. Sie dient der ordnungsgemäßen Anwendung der elektronischen Vorgangsbearbeitung.

§ 2
Ziele und Grundsätze des DMS
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Mit der Einführung eines DMS soll den Beschäftigten des Landkreises Lüneburg eine anwenderfreundliche, moderne, IT-gestützte Arbeitsumgebung zur elektronischen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen zur Verfügung gestellt werden. Die Informationen sollen besser verfügbar sein, die Aktenführung soll vereinheitlicht und damit die Effektivität und Transparenz des Verwaltungshandelns verbessert werden. Das DMS soll auch die Zusammenarbeit von Beschäftigten erleichtern, deren Arbeitsplätze sich an verschiedenen Standorten befinden (z. B. beim mobilen Arbeiten oder Dienststellen mit verschiedenen Standorten).

(2) Die Beschäftigten sind bei der Einführung des DMS rechtzeitig und umfassend zu informieren und zu beteiligen.

(3) Individuelle Verhaltens- und Leistungskontrollen im DMS sind nur nach Maßgabe des § 6 zulässig. Im DMS werden nur die für den Betrieb des DMS erforderlichen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verarbeitet.

(4) Das DMS wird ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt. (5) Die gemeinsame Erklärung über die sozialverträgliche Gestaltung der Verwaltungsreform beim Landkreis Lüneburg vom 25.02.1999 findet Anwendung.
§ 3
Einführung und Betrieb des landkreiseinheitlichen DMS
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Die Einführung des landkreiseinheitlichen DMS erfolgt im Rahmen der Digitalisierung.

(2) Der technische Betrieb obliegt dem Fachdienst 33 (Informations- und Kommunikationstechnik). Das Verfahren wird zentral betrieben.

§ 4
Gestaltung der Arbeitsplätze
<zum Inhaltsverzeichnis>
Für die Arbeit mit dem DMS sind die Arbeitsplätze dem Stand der Technik und den gesicherten arbeitsmedizinischen und ergonomischen Erkenntnissen entsprechend auszustatten. Die auf die Arbeitsschutzgesetze gestützten Rechtsverordnungen, insbesondere die Verordnung über Arbeitsstätten, sowie die jeweils gültigen Vorschriften über die Arbeitsbedingungen an Bildschirmgeräten sind zu beachten.

§ 5
Anwenderschulung und -betreuung, Partizipation
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Alle Beschäftigten, die mit DMS arbeiten, sind durch zielgerichtete Schulungen vorzubereiten, die zeitnah zur Einführung des DMS durchgeführt werden. E-Learning bzw. Web-Based-Training (WBT) kann als Ersatz für die Einführungs-Schulungen eingesetzt werden.

(2) Für den Betrieb des landkreiseinheitlichen DMS werden eine technische und eine fachliche Betreuung eingerichtet.

(3) Die technische Betreuung unterstützt bei der Bereitstellung der DMS-Technik (z. B. Betrieb der Server, Bereitstellung von Datenbank und DMS-Software, DMS-Benutzerverwaltung). Sie wird vom Fachdienst 33 (Informations- und Kommunikationstechnik) geleistet.

(4) Die fachliche Betreuung unterstützt bei der Nutzung der DMS-Funktionalitäten (z. B. Pflege von Aktenplan/Aktenverzeichnis, inhaltliche DMS-Betreuung, Aussonderung und Archivierung). Sie wird vom Fachgebiet Organisationsentwicklung im Fachdienst 32 (Interne Dienste und Digitalisierung) geleistet. Zur fachlichen Betreuung der Anwenderinnen und Anwender sollen zusätzlich besonders geschulte DMS-Betreuerinnen und DMS-Betreuer in den einzelnen Organisationseinheiten, sogenannte Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, eingesetzt werden, die vor Ort die notwendige Unterstützung leisten. Sie erhalten für Ihre Aufgaben die erforderliche Unterstützung vom Fachgebiet Organisationsentwicklung.

(5) Veränderungsvorschläge von Beschäftigten werden aufgenommen, inhaltlich bewertet und beantwortet. Im Intranet (Connections) wird die Möglichkeit zum Austausch von Informationen und Meinungen anhand einer Datenbank geschaffen.

§ 6
Verhaltens- und Leistungskontrollen
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Eine individuelle Verhaltens- und Leistungskontrolle findet nicht statt. Nach Zustimmung des Personalrates sind mitarbeiterbezogene Auswertungen in folgenden Fällen zulässig:

(2) Erkenntnisse, die aus dem im DMS verwalteten Schriftgut gewonnen werden, dienen ausschließlich der Sachbearbeitung. (3) Die in Absatz 1 und 2 genannten Regelungen gelten bis zur Anpassung der Rahmendienstvereinbarung Informations- und Kommunikationstechnik.

§ 7
Datenschutz, Zugriffsrechte
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Die Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und anderer Datenschutzvorschriften sind einzuhalten. Der Betrieb des DMS erfolgt im Rahmen eines IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzeptes. Im DMS werden nur die für den Betrieb des DMS zwingend erforderlichen personenbezogenen Daten
der Beschäftigten verarbeitet. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist im Rahmen des DMS mit einem Rollen- und Berechtigungskonzept sowie eines Löschkonzeptes (Feinkonzept) zu versehen. Die Ausgestaltung des DMS in den einzelnen Organisationseinheiten ist jeweils mit einer
gesonderten Anweisung zu dokumentieren. In der Dokumentation sind die Kategorien und der Schutzbedarf der einzelnen Dokumente festzulegen. Die Verarbeitung von schützenswerten personenbezogenen Daten ist so zu gestalten, dass sie Unbefugten nicht zur Kenntnis gelangen können.

(2) Die Wahrung der Rechte der Betroffenen auf Akteneinsicht sowie Berichtigung, Sperrung, Löschung und Auskunft über ihre gespeicherten persönlichen Daten ist jederzeit sicherzustellen.

(3) Es werden Maßnahmen ergriffen und dokumentiert, die zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Unverfälschbarkeit, Revisionsfähigkeit und Verkehrsfähigkeit der Dokumente auch für lange Zeiträume vorgesehen sind.

(4) Bis zum Abschluss der Evaluation in der Pilotphase werden keine Personalakten in das System aufgenommen. Bei der Übernahme von Personalakten in das System ist vorab eine Freigabe der bzw. des Datenschutzbeauftragten einzuholen.

§ 8
Protokollierung, Versionierung
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Im DMS werden keine unzulässigen Protokollierungen durchgeführt.

(2) Die Vergabe und die Änderung der Zugriffsberechtigungen werden automatisch dokumentiert.

(3) Jede Änderung eines Objektes im Zeichnungsverfahren oder bei einem Benutzerwechsel erzeugt eine neue Version dieses Objekts. Im DMS ist dauerhaft nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen an Objekten vorgenommen hat.

§ 9
Rechte des Personalrates
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Wichtige Änderungen neuer Releases werden dem Personalrat vor Aufspielung erläutert. Bei der jeweiligen Information wird überprüft, ob die Grundsätze der Vereinbarung eingehalten sind.

(2) Der Personalrat erhält jederzeit Gelegenheit, sich von der Einhaltung der Regelungen dieser Vereinbarung zu überzeugen.

§ 10
Salvatorische Klausel
<zum Inhaltsverzeichnis>
Soweit einzelne Regelungen der Vereinbarung aufgrund anderweitiger rechtlicher Bestimmungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen hierdurch nicht berührt.

§ 11
Inkrafttreten und Kündigung
<zum Inhaltsverzeichnis>
(1) Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft.

(2) Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten ganz oder teilweise gekündigt werden. Soweit die Regelungen dieser Vereinbarung mit geltendem Recht in Einklang stehen, wirken sie bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung nach. Dieses gilt nicht für den Fall einer einvernehmlichen Auflösung.



Lüneburg, 29.02.2024



gez. Jens Böther gez. Anja Ohlhagen
Landrat Vorsitzende des Personalrat