1. Rechtscharakter, Zweck und Geltungsbereich der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung <zum Inhaltsverzeichnis>
1.1 Die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung –ADGA SBU- ist eine innerbetriebliche Vorschrift. Sie regelt die Organisation, den Dienstbetrieb, den Geschäftsgang und das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Eigenbetriebes „Betrieb Straßenbau und –unterhaltung“ (SBU) des Landkreises Lüneburg. Die ADGA SBU soll dazu beitragen, dass der Betrieb nach einheitlichen Grundsätzen arbeitet und der Geschäftsgang zweckmäßig, wirtschaftlich und übersichtlich gestaltet wird. 1.2 Die ADGA SBU ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Betriebs verbindlich. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich mit den Bestimmungen vertraut zu machen und danach zu handeln.
2. Besondere Dienstanweisungen und Leitlinien <zum Inhaltsverzeichnis>
2.1 Für Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung, die in dieser ADGA SBU nicht geregelt sind, gelten besondere Betriebsanweisungen und Anordnungen. 2.2 Für Führung und Zusammenarbeit innerhalb des Betriebs gelten die „Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit“, die in der Kreisrechtssammlung des Landkreises zur Einsicht zur Verfügung stehen. 2.3 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, sich mit den besonderen Dienstanweisungen, Anordnungen und Leitlinien vertraut zu machen und danach zu handeln.
3. Aufbau des Betriebs <zum Inhaltsverzeichnis>
3.1 Die Organisation des Betriebs, seine gesetzlichen Organe sowie deren Aufgaben und Funktionen richten sich nach der Niedersächsischen Landkreisordnung und dem Eigenbetriebsrecht. Im Rahmen ihrer Befugnisse bestimmt die Werksleitung die Aufbaustruktur. 3.2 Der Aufbau des Betriebs richtet sich nach Organisationsplänen. Sie sind für den gesamten Betrieb bindend. Organisationspläne des Betriebs sind: a) die Aufbaustruktur b) die Stellenübersicht des Wirtschaftsplans
5. Werksleitung/Unterzeichnung Werksleitung <zum Inhaltsverzeichnis>
5.1 Der Betrieb bildet eine Einheit. Alle Entscheidungen und organisatorischen Maßnahmen sind auf die Erfordernisse des Betriebs auszurichten. Im Schriftverkehr und bei mündlichen Verhandlungen ist der einheitliche Standpunkt des Betriebs zum Ausdruck zu bringen und zu vertreten. Der Ausgleich unterschiedlicher Auffassungen zwischen verschiedenen Bereichen darf nicht Außenstehenden überlassen werden. 5.2 Um die Einheit der Betriebsführung sicherzustellen, werden Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung regelmäßig im Betriebsführungsgremium beraten. Dem Betriebsführungsgremium gehören an · die Werksleitung · Leiter oder Leiterin der Bereiche
6. Führungskräfte - Verantwortung und Befugnisse - <zum Inhaltsverzeichnis>
6.1 Die Führungskräfte koordinieren und überwachen die Betriebsabläufe. Führungskräfte sind neben der Werksleitung die Bereichsleiter/-leiterinnen. 6.2 Der Werksleitung obliegt im Rahmen bestehender Zuständigkeiten und Regelungen: · die Vertretung des Betriebs nach innen und außen · Betriebs-, Finanzcontrolling und Berichtswesen · strategische Planung und Steuerung des Betriebs · Personalverantwortung und Entscheidungsbefugnis für Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter · bereichsübergreifende Personaleinsatzplanung · Schreiben und Aufträge, die über den Aufgabenbereich eines Bereichs hinausgehen und · Vorgänge, die sie sich zur Schlusszeichnung vorbehalten hat 6.3 Den Bereichsleiterinnen oder Bereichsleitern obliegt: · die Vertretung des Bereichs nach innen und außen · Lenkung und Kontrolle der Leistungserstellung · Personalverantwortung und Entscheidungsbefugnis im Rahmen bestehender Regelungen · Finanzverantwortung und Entscheidungsbefugnis im Rahmen der ihnen übertragenen Budgets und · die innere Organisationsverantwortung und Entscheidungsbefugnis im Rahmen der übertragenen Zuständigkeiten
7.1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verantwortlich für die rechtlich und sachlich richtige, vollständige und rechtzeitige Erledigung der Aufgaben ihres Aufgabengebietes. Sie sind: · im Rahmen der ihnen von den Bereichsleiterinnen oder Bereichsleitern übertragenen Befugnisse selbstständig tätig und · grundsätzlich zeichnungsbefugt, soweit nicht im Bereich oder in dieser Dienstanweisung eine andere Regelung getroffen ist. Die Befugnis für die Erteilung von Aufträgen mit finanziellen Auswirkungen muss von der Werksleitung schriftlich unter Angabe der Wertgrenze erteilt werden. Die Befugnis erlischt bei dem Ausscheiden aus dem Bereich. · Unterzeichnet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nicht abschließend, so hat er oder sie den Entwurf mit seinem/ihrem Namenszeichen gegenzuzeichnen, bevor er/sie ihn an den nächsten Vorgesetzten oder die nächste Vorgesetzte weiterleitet. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin übernimmt damit im Innenverhältnis die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung und die Richtigkeit des Inhalts. · Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten oder ihre Vorgesetzte zu informieren, wenn Arbeitsrückstände zu entstehen drohen.
8. Zusammenarbeit / Dienstweg / Beteiligung / Anzeigepflicht <zum Inhaltsverzeichnis>
8.1 Belange des Betriebs Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihre Tätigkeit nicht nur nach den speziellen Bedürfnissen ihres Aufgabengebietes auszurichten, sondern müssen auch die Belange des Betriebs berücksichtigen. Berührt ein Geschäftsvorfall die Aufgaben eines anderen Bereichs, so ist dieser rechtzeitig in angemessener Weise zu beteiligen. Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet die Werksleitung. 8.2 Dienstweg
11.1 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wegen einer Erkrankung, eines Unfalles oder eines sonstigen unvorhergesehenen Ereignisses nicht zum Dienst erscheinen können, haben dies unverzüglich ihrem oder ihrer unmittelbaren Vorgesetzten mitzuteilen oder mitteilen zu lassen. Diese oder dieser unterrichtet die Bereichsleiterin oder den Bereichsleiter. 11.2 Entsprechend der tariflichen und rechtlichen Regelungen ist bei einer länger als drei Kalendertage (arbeitsfreie Tage eingerechnet) dauernden Dienstunfähigkeit dem oder der unmittelbaren Vorgesetzten spätestens am vierten Tag eine ärztliche Bescheinigung über die voraussichtliche Dauer der Dienstunfähigkeit vorzulegen. In Einzelfällen kann die Bescheinigung auch früher verlangt werden. Bei fortdauernder Dienstunfähigkeit ist unverzüglich eine Anschlussbescheinigung einzureichen. 11.3 Die Wiederaufnahme des Dienstes nach einer Erkrankung oder einem Unfall ist mit einer Dienstantrittsmeldung nach einheitlichem Muster des Personalservice über den oder die Vorgesetzte unverzüglich dem Personalservice mitzuteilen. 11.4 Arbeits- und Dienstunfälle einschließlich Unfälle auf dem Weg von und zum Dienst sind unverzüglich über den oder die unmittelbare/n Vorgesetzte/n dem Personalservice anzuzeigen. Der Personalservice informiert den für die Unfallanzeige beim Gemeindeunfallversicherungs- verband zuständigen Servicedienst „Interne Dienste und Kreistag“.
12. Arbeitsschutz, Pflichten, Zuständigkeiten, Vorsorgeuntersuchungen, Erste Hilfe, Bildschirmbrillen <zum Inhaltsverzeichnis>
17. Belohnungen und Geschenke <zum Inhaltsverzeichnis>
17.1 Belohnungen und Geschenke dürfen in Verbindung mit dienstlichen Verrichtungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht angenommen werden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der Werksleitung, die auf dem Dienstweg einzuholen ist. Kann die Zustimmung nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, darf die Annahme nur vorläufig erfolgen. Die Genehmigung ist unverzüglich nachträglich zu beantragen. 17.2. Als Belohnungen oder Geschenke sind unabhängig von ihrem Wert alle Vorteile anzusehen, die einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin ohne rechtlichen Grund unmittelbar oder mittelbar im Hinblick auf seine oder ihre dienstliche Tätigkeit eingeräumt werden. 17.3 Der Personalservice informiert entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers/Dienstherrn einmal jährlich alle Beschäftigten über die Folgen eines schuldhaften Verstoßes gegen das Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken. Diese Information steht in den elektronischen Hausinformationen zur Einsicht zur Verfügung. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich über den Inhalt zu informieren. 17.4 Die Zustimmung für die Annahme von Belohnungen und Geschenken gilt als allgemein erteilt für die · Annahme von geringwertigen Aufmerksamkeiten (z.B. Massenwerbeartikel wie Kugelschreiber, Kalender, Schreibblocks), soweit deren Wert insgesamt 10 Euro nicht übersteigt. · die übliche Bewirtung bei allgemeinen Veranstaltungen, Empfängen, Besprechungen usw.
18. Alkohol, Feiern <zum Inhaltsverzeichnis>
Über die Durchführung von Feiern und Alkoholgenuss entscheidet die Werksleitung.
19. Dienstgebäude und Diensträume <zum Inhaltsverzeichnis>
19.1 Für die Bauunterhaltung der Dienstgebäude und der Grundstücke ist die Einsatzleitung zuständig. 19.2 Schäden und Gefahren Bei Schäden und Gefahren ist die Einsatzleitung unverzüglich zu informieren, insbesondere wenn die Verkehrssicherheit gefährdet ist. 19.3 Private Geldbeträge, sonstige Wertsachen und Ausweispapiere sollen nicht in den Diensträumen aufbewahrt werden. 19.4 Private Fernseh- und Radiogeräte, sowie sonstige private elektrische Geräte Der Betrieb von privaten Fernseh- und Radiogeräten sowie sonstigen privaten elektrischen Geräten in den Diensträumen ist untersagt. Über Ausnahmen entscheidet der oder die unmittelbare Vorgesetzte. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in diesen Fällen für den Betrieb der Geräte und die Anmeldung der Radiogeräte bei der Gebühreneinzugszentrale (GEZ) selbst verantwortlich. Eine Ausnahmegenehmigung für den Betrieb privater Fernsehgeräte ist ausgeschlossen. 19.5 Aushänge Aushänge dürfen in den Dienstgebäuden nur angebracht werden, wenn sie den inneren Dienstbetrieb betreffen oder sonst aus dienstlichen Gründen erforderlich sind. Zulässig sind auch Bekanntmachungen der Personal- und Berufsvertretungen. Werbung für parteipolitische Zwecke ist in den Dienstgebäuden grundsätzlich untersagt.
20. Hausverbot <zum Inhaltsverzeichnis>
20.1 Besuchern und Besucherinnen des Betriebes kann in sinngemäßer Anwendung von § 1004 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) Hausverbot erteilt werden, wenn sie durch ihr Verhalten den ordnungsgemäßen Dienstablauf nachhaltig stören oder die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefährden. 20.2 Zuständig für die Erteilung des Hausverbotes ist die Werksleitung.
21. Dienstreisen/Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen <zum Inhaltsverzeichnis>
21.1 Genehmigung Dienstreisen dürfen nur ausgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und der Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann. Sie sind auf die zur Ausführung des Dienstgeschäftes erforderliche Zeit zu beschränken und mit dem geringst möglichen Kostenaufwand durchzuführen. Dienstreisen dürfen nur mit schriftlicher Genehmigung der Werksleitung nach einheitlichem Vordruck des Servicedienstes Interne Dienste und Kreistag durchgeführt werden. Kann eine schriftliche Genehmigung aus dringenden Gründen nicht vor Antritt der Dienstreise eingeholt werden, ist die Zustimmung mündlich zu beantragen. Die schriftliche Genehmigung ist nachträglich einzuholen. 21.2 Öffentliche Veranstaltungen Öffentliche Veranstaltungen, zu denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hinblick auf ihre dienstliche Tätigkeit geladen werden, dürfen nur mit Zustimmung des unmittelbaren oder der unmittelbaren Vorgesetzten besucht werden. Sind mehrere Bereiche betroffen, entscheidet die Werksleitung über die Teilnahme. 21.3 Verkehrsmittel Bei der Wahl der Verkehrsmittel ist unter Berücksichtigung des Dienstreisezweckes das wirtschaftlichste Verkehrsmittel zu wählen. 21.4 Bahnfahrkarten - Die Ausgabe von Bahnfahrkarten erfolgt zentral durch den Servicedienst „Interne Dienste und Kreistag“. Anträge auf Ausgabe von Bahnfahrkarten sind „Interne Dienste und Kreistag“ rechtzeitig, mindestens 1 Woche vorher, vorzulegen. Werden Bahnfahrkarten selbst gelöst, ist dies besonders zu begründen. Andernfalls erfolgt die Erstattung nur in Höhe des durch den Betrieb zu zahlenden Fahrpreises. 21.5 Dauerdienstreisegenehmigung Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit häufig wiederkehrenden Dienstreisen bzw. regelmäßiger Außendiensttätigkeit kann eine Dauerdienstreisegenehmigung erteilt werden. Die Genehmigung wird auf Antrag an die Werksleitung durch den Servicedienst Interne Dienste und Kreistag erteilt.
22. Dienstfahrzeuge <zum Inhaltsverzeichnis>
22.1 Fahrtenbuch/Mängelliste Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichten sich, das in den Fahrzeugen bereitgehaltene Fahrtenbuch auszufüllen und bei etwaigen Mängeln die ebenfalls in den Fahrzeugen bereitgehaltene Mängelliste an den Werkstattdienst weiterzuleiten. 22.2 Verwarnungen/Bußgelder/Geldstrafen Gebührenpflichtige Verwarnungen, Bußgelder und Geldstrafen etc. sind vom Fahrzeugführer oder der Fahrzeugführerin zu tragen. 22.3 Mitnahme von Privatpersonen Die Mitnahme von Privatpersonen in Dienstkraftfahrzeugen ist aus versicherungsrechtlichen Gründen grundsätzlich nicht zulässig. Ausgenommen sind die Fälle, in denen eine Pflicht zur Hilfeleistung besteht.
23. Dienstausweise <zum Inhaltsverzeichnis>
24.1 Alle beim Betrieb ein- und ausgehenden Postsendungen werden der zentralen Poststelle Embsen zugeleitet. Eingehende Post ist mit dem Eingangsstempel zu versehen Eingänge, die einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin unmittelbar übergeben werden, sind mit dem Eingangsdatum und Namenszeichen zu versehen. Bei Eingängen, die nicht die Poststelle durchlaufen, ist der Empfänger oder die Empfängerin für den notwendigen Informationsfluss verantwortlich. 24.2 Vertrauliche Schriftstücke Vertrauliche Schriftstücke sind ungeöffnet weiterzuleiten. Vertraulich zu behandeln sind · Schriftstücke, die als vertraulich gekennzeichnet oder persönlich an Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Betriebs gerichtet sind · Personalangelegenheiten · Schriftstücke an den Personalrat · ärztlicher Schriftwechsel · Verdingungsunterlagen nach VOL und VOB, wenn sie entsprechend gekennzeichnet sind · Verschlusssachen
25. Sicht-, Arbeits- und Prüfvermerke <zum Inhaltsverzeichnis>
26.1 Akten sind so zu führen, dass sich jede andere Mitarbeiterin oder jeder andere Mitarbeiter in ihnen zurechtfinden und sich ohne Schwierigkeiten vom Sachverhalt unterrichten kann. Schriftgut ist chronologisch abzulegen. Der wesentliche Inhalt von Gesprächen und Telefonaten ist in einem Aktenvermerk festzuhalten. Über Vernehmungen und mündliche Erklärungen sind Niederschriften zu fertigen – siehe hierzu Abschnitt „Verhandlungsniederschriften“. 26.2 Die Bearbeitung der Akten hat in Form der Aktenführung zu erfolgen, welche die sachliche Erledigung erkennen lässt und die Nachprüfung ermöglicht. Die vorgesehenen Arbeitsvorgänge sind in der Verfügung nach der Reihenfolge ihrer Ausführung mit fortlaufenden Ziffern zu versehen. Die Schlussverfügung – letzte Ziffer – kann nur lauten
Wv (Wiedervorlage am....), wenn eine weitere termingebundene Überwachung erforderlich ist
zV zum Vorgang, wenn ein Schriftstück einem in Arbeit befindlichen Vorgang beigefügt werden soll. Die Ausführung der Bearbeitungsanweisungen ist auf der Aktenverfügung mit „erl“ (erledigt), Datum und Namenszeichen zu vermerken.
27. Schriftverkehr <zum Inhaltsverzeichnis>
27.1 Der allgemeine Schriftverkehr des Betriebs nach außen wird auf Briefbögen mit folgender Bezeichnung geführt „Landkreis Lüneburg, Betrieb Straßenbau und -unterhaltung“. Die Gestaltung der Briefbögen wird von der Werksleitung einheitlich festgelegt. 27.2 Amtliche und allgemein übliche Abkürzungen sind nur im internen Schriftverkehr und im Schriftverkehr mit Behörden zu verwenden. Werden Gesetze, Verordnungen, Gesetz- und Verordnungsblätter abgekürzt, so ist bei der erstmaligen Erwähnung der vollständige Wortlaut der Bestimmung anzugeben und die amtliche Abkürzung in Klammern beizufügen.
28. E-Mail-Schriftverkehr <zum Inhaltsverzeichnis>
28.1 E-Mail im Sinne dieser Dienstanweisungen umfasst das Versenden von elektronischer Post an Empfänger und Empfängerinnen außerhalb des lokalen Netzwerks des Landkreises Lüneburg. E-Mails dürfen ausschließlich dienstlich versandt werden. Dem elektronischen Versand ist, soweit gesetzliche oder besondere Regelungen dem nicht entgegenstehen, der Vorzug vor dem Postversand zu geben. 28.2 Datenschutzrelevante Daten, personenbezogene und anderweitig vertrauliche Informationen dürfen nicht mit E-Mail übertragen werden. Dies gilt nicht nur für den Inhalt der E-Mail, sondern auch für beigefügte Anlagen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass aus Gründen der Rechtssicherheit keine rechtserheblichen oder termingebundenen Mitteilungen per E-Mail versandt werden. 28.3 Der Landkreis Lüneburg verfügt zur Zeit noch nicht über ein Verfahren, die digitalisierte Signatur umzusetzen. E-Mails sind jedoch als verbindliche Willenserklärungen anzusehen und entsprechend zu behandeln. Zur Rechtssicherheit sollte die eingegangene Willenserklärung noch einmal in Schriftform angefordert werden. Bei Widersprüchen ist der Eingang der (nicht qualifiziert signierten) E-Mail zu bestätigen und darauf hinzuweisen, dass die E-Mail nicht geeignet ist, die Widerspruchsfrist zu wahren und die Widerspruchsfrist am zu errechnenden Tag abläuft. Rechtsbehelfsbelehrungen sind mit dem Zusatz zu versehen „Eine E-Mail ist nicht geeignet, die Widerspruchsfrist zu wahren“. 28.4 Bei dem Eingang einer Verdachtsmail (ausführbare Dateien, Virusverdacht u.ä.) wird der Empfänger oder die Empfängerin der Datei vom IT-Service benachrichtigt. Der Empfänger oder die Empfängerin erhält dann die Gelegenheit, den Inhalt zu prüfen und gemeinsam mit dem IT-Service eine Regelung für den Einzelfall zu finden (Löschung – teilweise Löschung). 28.5 Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, der oder die über einen E-Mail-Zugang verfügt, ist verpflichtet, regelmäßig, zumindest einmal täglich, sein E-Mailpostfach auf Eingänge zu kontrollieren. Für eine sachgerechte Nutzung der E-Mailfunktion ist auch in Zeiträumen, in denen ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin nicht anwesend ist, die regelmäßige Kontrolle der eingegangenen E-Mails zu gewährleisten. 28.6 Zur Straffung der Verwaltungsabläufe ist auch im internen E-Mailverkehr der Dienstweg einzuhalten und Vorgaben zu beachten · Bei E-Mails, die an mehrere Vorgesetztenebenen gerichtet sind, wird immer nur der oder die unmittelbare Vorgesetzte im Adressfeld „An“ aufgeführt. Der oder die unmittelbare Vorgesetzte entscheidet dann in der Sache selbst oder leitet mit einer Stellungnahme an den oder die nächsthöhere Vorgesetztenebene weiter. · Wenn der Verfasser oder die Verfasserin der E-Mail den Inhalt gleichzeitig anderen als der nächsten Vorgesetztenebene zugänglich machen will (Dringlichkeit, Brisanz o.ä), dann sind diese Adressaten in das Anschriftenfeld „Kopie“ aufzunehmen.
29. Zeichnungsform <zum Inhaltsverzeichnis>
Es zeichnen
· die Werksleitung ohne Zusatz · die stellvertretende Werksleitung „In Vertretung“ · die übrigen zeichnungsberechtigten Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „Im Auftrag“.
30. Auskünfte <zum Inhaltsverzeichnis>
30.1 Auskünfte dürfen nur im Rahmen des übertragenen Aufgabenbereiches erteilt werden. Dabei sind die Grundsätze der Amtsverschwiegenheit zu beachten. Im übrigen gelten die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (§ 25). 30.2 Auskünfte müssen richtig, klar, unmissverständlich und vollständig sein, um Unklarheiten über die Auslegung von Äußerungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die zu Lasten des Landkreises gehen, zu vermeiden. 30..3 Rechtsverbindliche Auskünfte dürfen grundsätzlich nur schriftlich erteilt werden. 30.4 Für Auskünfte gegenüber Presse, Rundfunk und Fernsehen gelten die besonderen Bestimmungen (Ziffer 40) dieser Dienst- und Geschäftsanweisung zur Öffentlichkeitsarbeit. 30.5 Auskünfte gegenüber Kreistagsabgeordneten erteilen die Leiter und Leiterinnen der Bereiche. Über Auskünfte von grundsätzlicher Bedeutung sind der Landrat oder der Erste Kreisrat auf dem Dienstwege (über Werksleitung) zu informieren. Im übrigen gelten die Bestimmungen des § 36 Abs. (3) i.V.m. Abs. (4) Niedersächsische Landkreisordnung – NLO -. 31. Akteneinsicht <zum Inhaltsverzeichnis> 31.1 Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten ist den Beteiligten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Interessen des Beteiligten oder der Beteiligten erforderlich oder dies in gesetzlichen Bestimmungen vorgesehen ist. Das Nähere regeln das Verwaltungsverfahrensgesetz (§ 29) oder spezialgesetzliche Vorschriften. 31.2 Akteneinsicht erfolgt in der Regel bei der aktenführenden Stelle. Über Ausnahmen entscheidet der Leiter oder die Leiterin der Bereiche. 31.3 Für die Akteneinsicht von Kreistagsabgeordneten gilt § 36 Abs. (3) NLO. 31.4 Die Vorschriften über die Vorlage von Akten an Aufsichtsbehörden, Gerichte und sonstige Behörden bleiben unberührt. 32. Verhandlungsniederschriften <zum Inhaltsverzeichnis>
Die Geräte sind vor unbefugter Nutzung, Manipulation und Diebstahl räumlich zu sichern. Telefax-Geräte sind so aufzustellen, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Inhalt eingehender oder übertragener Telefax-Schreiben erhalten können. Die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes, des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes und die dazu ergangenen Rechtsverordnungen sind zu beachten.
Vor der Übermittlung von Schriftstücken ist zu prüfen, ob diese aus rechtlichen oder Vertraulichkeitsgründen überhaupt als Telefax versandt werden dürfen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Telefonleitung, über die übermittelt wird, grundsätzlich nicht abhörsicher ist.
Vor Absendung besonders sensibler Daten ist mit dem Empfänger oder der Empfängerin eine Verständigung über den genauen Zeitpunkt der Übertragung herbeizuführen. Es ist nie auszuschließen, dass das empfangende Telefaxgerät in einem Raum steht, der einem breiteren Personenkreis zugänglich ist.
Daten, die einem besonderen Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen, dürfen grundsätzlich nicht gefaxt werden.
Sendeprotokolle sind zu den Akten zu nehmen. Zur Rechtssicherheit ist zu dokumentieren, wer gefaxt hat und mit welchem Gerät gefaxt wurde.